Neljä vinkkiä yhdistyksen etätyöskentelyyn

johtaminen, yhdistystoiminta

Viime viikkoina olemme koronaviruksen takia joutuneet sopeutumaan uudenlaisiin toimintamalleihin sekä työssä että vapaalla. Yhdistystoimintakin on siirtynyt etäyhteyksien päähän, ja tämä aiheuttaa uudenlaisia haasteita.

Etätyöskentely ei tässä maailmassa ole mikään uusi asia. Kuitenkin, jos yhdistys ei ole ennen käyttänyt etätyökaluja, niiden käyttöön ei ole myöskään luotu yhteisössä toimivia käytäntöjä. Siksi tilanne on uusi ja aiheuttaa haasteita. Tässä muutama vinkki, joita olen itse yhdistyksen puheenjohtajana ja kokoontumisten koolle kutsujana oppinut.

1. Varmista viestintä

Miten pidetään yhteyttä, kun ei voida kokoontua? Täytyy ylipäänsä varmistaa viestin perille meno – kaikki eivät ole digikanavissa yhtä aktiivisia. Tämä neuvo tietysti pätee muutenkin, mutta kun nyt ei ole mahdollista kuitata asioita kasvokkain tavatessa, niin tilanne on normaalia haastavampi.

Osa lukee sähköpostia monta kertaa päivässä, toiset kerran viikossa. Kyse ei niinkään ole teknisistä valmiuksista vaan käyttötottumuksista. Viesti kannattaa lähettää useampaa kanavaa pitkin, ja joskus on hyvä pyytää myös kuittausta siitä, että se luettiin.

Etätyöskentely voi olla vierasta erityisesti iäkkäämmille yhdistyksen jäsenille. Työkaluja etäyhteyksiin on monia erilaisia, ja toisaalta kaikilla ei välttämättä ole ajantasaista teknistä laitteistoa. Tärkeää on ohjeistaa selkeästi ja valita yhteydenpitoon keinoja, jotka toimivat mahdollisimman vähällä vaivalla. Toisaalta ihmiset ovat myös kiinnostuneita oppimaan uutta, ja kärsivällisesti neuvomalla moni pääsee mukaan osallistumaan.

2. Valitse sopivat työkalut

Etätyökaluja ja ohjelmia on paljon. Mitä kannattaa käyttää? Viisainta on ainakin aluksi hyödyntää työkaluja, joiden käyttöönotto ei vaadi erityistä teknistä osaamista. Sopivia ohjelmia ovat ne, joita

  • osaat itse hyvin käyttää, jolloin voit neuvoa muita
  • osallistujatkin oppivat nopeasti käyttämään
  • voi kokeilla ilmaiseksi ja mielellään ilman erillistä kirjautumista

Meillä on käytetty mm. Google Hangouts -videopuhelua johtokunnan kokoukseen (henkilökohtaisen Google-tilin kautta). Jo ennestään olemme tottuneet tekemään kokousten esityslistat ja pöytäkirjat pilvipalveluun ja jakamaan ne luettavaksi linkin kautta.

Järjestimme myös etätyöpajan, jossa oli ulkopuolinen ohjaaja. Hänen kauttaan käytössämme oli Teams ja Coggle, joita myös moni käytti ensi kertaa. Homma saatiin toimimaan yllättävän hyvin, vaikka pieniä haasteita olikin. Yhteyksiä testattiin etukäteen ja kehotettiin pyytämään apua tarvittaessa.

Olen viimeisten viikkojen aikana tutustunut moniin muihinkin etätyökaluihin ja huomannut, että vaihtoehtoja erityyppisiin tarpeisiin on runsaasti, sekä ilmaisia että maksullisia.

3. Mahdollista aktiivinen osallistuminen

Meillä puheenjohtajilla on tahto saada yhdistyksen asiat hoidettua mahdollisimman hyvin. Haluamme, että toiminta pyörii poikkeustilasta huolimatta, ja ihmiset osallistuvat. Itseäni harmittaa, jos joku ei yrityksestä huolimatta pääse mukaan etäkokouksiin ja kokee ehkä jäävänsä päätöksenteon ulkopuolelle.

Haluan pyrkiä osallistamaan ihmisiä konkreettisesti. Se tarkoittaa vuorovaikutuksen mahdollistamista ja työmenetelmien valitsemista niin, että ihmiset pääsevät aidosti vaikuttamaan, myös silloin kun kasvokkain keskustelu ei ole mahdollista. Koska tilanne on uusi, käytäntöjä luodaan lennosta ja kokeillen. Kärsivällisyys on välillä koetuksella itse kullakin.

Tapaan suhtautua yllättäviin tilanteisiin sillä asenteella, että silloin on mahdollisuus oppia jotain. Näen tämänkin kriisin mahdollisuutena rikastaa yhdistyksemme toimintaa.

4. Kokeile rohkeasti

Kun tilanne vaatii, niin toimitaan. Aloitetaan helpoimmalla vaihtoehdolla, ja pyritään minimoimaan todennäköisimmät ongelmat. On hyvin todennäköistä, että homma ei onnistu täydellisesti ensimmäisellä kerralla, eikä toisellakaan, mutta yhdessä opitaan.

Olitpa sitten pienen tai suuremman yhdistyksen toimija, nyt on hyvä aika luoda uusia käytäntöjä. Tarjolla on runsaasti vinkkejä ja ohjeita etätyöskentelyyn. Kannustan tarttumaan mahdollisuuksiin!