8 vinkkiä mahdollisimman tehottomaan etäkokoukseen

johtaminen, yhdistystoiminta

Suunnitteletko etäkokousta? Älä turhaan vaivaudu, menee se vähemmälläkin yrittämisellä.

1. Älä suunnittele kokouksen sisältöä ja tavoitetta kovin tarkkaan. Näin osallistujilla on mahdollisuus hyödyntää palaveriaikaa luovasti omien tärkeiden aiheiden esille tuomiseen.

2. Kutsu kokoukseen monien eri tahojen ja tasojen edustajia. Näin varmistat että keskustelussa tulee esille mahdollisimman monta eri aihetta ja näkökulmaa. Voit kutsua vaikka toimitusjohtajan, osastopäällikön, juuri firmassa aloittaneen viestintäharkkarin ja jonkun hyvän asiakkaan naapurin. Ei ole niin tärkeää, onko käsiteltävä aihe kaikille osallistujille merkittävä. Olennaista on että kaikki pääsevät osallistumaan.

3. Älä neuvo osallistujia tekniikan käytössä ennakkoon, äläkä varsinkaan testaa mitään. Tepolla oli ongelmia yhteyden kanssa viime palaverissa, mutta kyllähän se nyt jo osaa. Jos ei osaa niin neuvotaan sitten kaikki yhdessä, voidaan käyttää siihen vaikka kymmenen minuuttia palaverin alusta.

4. Älä turhaan käy esittelykierrosta, koska kaikkihan tuntevat jo toisensa. No ehkä kaikki ei tunne sitä asiakkaan naapuria, mutta kyllä se siinä menee joukossa. Avatkoon itse suunsa jos on asiaa.

5. Älä turhaan seuraa kokouksen agendan etenemistä. Jos joku tärkeä aihe jää käsittelemättä, sen voi siirtää seuraavaan palaveriin. Tai jos venytetään kokousta vaikka vartti pidemmäksi?

6. Anna osallistujien ottaa puheenvuorot huutoäänestyksellä. Jos joku pyytää puheenvuoroa, älä huomioi. Pidä videot pois päältä niin että kukaan ei näe jos joku osallistujista yrittää heilutella häiritsevästi kättään. Chat on turhan monimutkainen väline, ei kannata käyttää.

7. Anna ihmisten kertoa omat näkökulmansa, älä turhaan ohjaa keskustelua. Jos piti päättää aidan seipäiden väristä ja materiaalista, voi olla että joku haluaa puhua myös alueesta jolle aita rakennetaan, joku taas aidan rakentamisen työnjaosta ja kolmas haluaa tietää, rakennetaanko samanlainen vai erilainen aita kuin naapurilla. Kaikki mahdolliset näkökulmat kannattaa käsitellä samalla kertaa ja mahdollisimman yksityiskohtaisesti.

8. Jätä lopuksi mahdollisimman monta kysymystä auki. Älä tee yhteenvetoa, äläkä listaa seuraavia toimenpiteitä. Jos listaat, päätä toimenpiteille mahdollisimman epämääräinen vastuuhenkilö kuten ”kunta”, ”viestintäosasto”, ”joku meidän tiimistä”. Aivan turha on laittaa mitään määräaikaa toimenpiteille. Ei kannata myöskään sopia mitään jatkosta, koska kaikkien aikataulut muuttuu kuitenkin koko ajan. Laitellaan sitten viestiä jossain vaiheessa.

Toistamalla näitä periaatteita varmistat, että ihmiset kyllästyvät ja turhautuvat etäkokouksiin hyvin nopeasti. Onnea yritykseen!

***

Tai sitten voit oppia paremmaksi kokousten vetäjäksi vaikkapa täällä. (Kyllä, teen taloudellista yhteistyötä Osanan kanssa)

Kuva: Pixabay