8 vinkkiä mahdollisimman tehottomaan etäkokoukseen

johtaminen, yhdistystoiminta

Suunnitteletko etäkokousta? Älä turhaan vaivaudu, menee se vähemmälläkin yrittämisellä.

1. Älä suunnittele kokouksen sisältöä ja tavoitetta kovin tarkkaan. Näin osallistujilla on mahdollisuus hyödyntää palaveriaikaa luovasti omien tärkeiden aiheiden esille tuomiseen.

2. Kutsu kokoukseen monien eri tahojen ja tasojen edustajia. Näin varmistat että keskustelussa tulee esille mahdollisimman monta eri aihetta ja näkökulmaa. Voit kutsua vaikka toimitusjohtajan, osastopäällikön, juuri firmassa aloittaneen viestintäharkkarin ja jonkun hyvän asiakkaan naapurin. Ei ole niin tärkeää, onko käsiteltävä aihe kaikille osallistujille merkittävä. Olennaista on että kaikki pääsevät osallistumaan.

3. Älä neuvo osallistujia tekniikan käytössä ennakkoon, äläkä varsinkaan testaa mitään. Tepolla oli ongelmia yhteyden kanssa viime palaverissa, mutta kyllähän se nyt jo osaa. Jos ei osaa niin neuvotaan sitten kaikki yhdessä, voidaan käyttää siihen vaikka kymmenen minuuttia palaverin alusta.

4. Älä turhaan käy esittelykierrosta, koska kaikkihan tuntevat jo toisensa. No ehkä kaikki ei tunne sitä asiakkaan naapuria, mutta kyllä se siinä menee joukossa. Avatkoon itse suunsa jos on asiaa.

5. Älä turhaan seuraa kokouksen agendan etenemistä. Jos joku tärkeä aihe jää käsittelemättä, sen voi siirtää seuraavaan palaveriin. Tai jos venytetään kokousta vaikka vartti pidemmäksi?

6. Anna osallistujien ottaa puheenvuorot huutoäänestyksellä. Jos joku pyytää puheenvuoroa, älä huomioi. Pidä videot pois päältä niin että kukaan ei näe jos joku osallistujista yrittää heilutella häiritsevästi kättään. Chat on turhan monimutkainen väline, ei kannata käyttää.

7. Anna ihmisten kertoa omat näkökulmansa, älä turhaan ohjaa keskustelua. Jos piti päättää aidan seipäiden väristä ja materiaalista, voi olla että joku haluaa puhua myös alueesta jolle aita rakennetaan, joku taas aidan rakentamisen työnjaosta ja kolmas haluaa tietää, rakennetaanko samanlainen vai erilainen aita kuin naapurilla. Kaikki mahdolliset näkökulmat kannattaa käsitellä samalla kertaa ja mahdollisimman yksityiskohtaisesti.

8. Jätä lopuksi mahdollisimman monta kysymystä auki. Älä tee yhteenvetoa, äläkä listaa seuraavia toimenpiteitä. Jos listaat, päätä toimenpiteille mahdollisimman epämääräinen vastuuhenkilö kuten ”kunta”, ”viestintäosasto”, ”joku meidän tiimistä”. Aivan turha on laittaa mitään määräaikaa toimenpiteille. Ei kannata myöskään sopia mitään jatkosta, koska kaikkien aikataulut muuttuu kuitenkin koko ajan. Laitellaan sitten viestiä jossain vaiheessa.

Toistamalla näitä periaatteita varmistat, että ihmiset kyllästyvät ja turhautuvat etäkokouksiin hyvin nopeasti. Onnea yritykseen!

***

Tai sitten voit oppia paremmaksi kokousten vetäjäksi vaikkapa täällä. (Kyllä, teen taloudellista yhteistyötä Osanan kanssa)

Kuva: Pixabay

Neljä vinkkiä yhdistyksen etätyöskentelyyn

johtaminen, yhdistystoiminta

Viime viikkoina olemme koronaviruksen takia joutuneet sopeutumaan uudenlaisiin toimintamalleihin sekä työssä että vapaalla. Yhdistystoimintakin on siirtynyt etäyhteyksien päähän, ja tämä aiheuttaa uudenlaisia haasteita.

Etätyöskentely ei tässä maailmassa ole mikään uusi asia. Kuitenkin, jos yhdistys ei ole ennen käyttänyt etätyökaluja, niiden käyttöön ei ole myöskään luotu yhteisössä toimivia käytäntöjä. Siksi tilanne on uusi ja aiheuttaa haasteita. Tässä muutama vinkki, joita olen itse yhdistyksen puheenjohtajana ja kokoontumisten koolle kutsujana oppinut.

1. Varmista viestintä

Miten pidetään yhteyttä, kun ei voida kokoontua? Täytyy ylipäänsä varmistaa viestin perille meno – kaikki eivät ole digikanavissa yhtä aktiivisia. Tämä neuvo tietysti pätee muutenkin, mutta kun nyt ei ole mahdollista kuitata asioita kasvokkain tavatessa, niin tilanne on normaalia haastavampi.

Osa lukee sähköpostia monta kertaa päivässä, toiset kerran viikossa. Kyse ei niinkään ole teknisistä valmiuksista vaan käyttötottumuksista. Viesti kannattaa lähettää useampaa kanavaa pitkin, ja joskus on hyvä pyytää myös kuittausta siitä, että se luettiin.

Etätyöskentely voi olla vierasta erityisesti iäkkäämmille yhdistyksen jäsenille. Työkaluja etäyhteyksiin on monia erilaisia, ja toisaalta kaikilla ei välttämättä ole ajantasaista teknistä laitteistoa. Tärkeää on ohjeistaa selkeästi ja valita yhteydenpitoon keinoja, jotka toimivat mahdollisimman vähällä vaivalla. Toisaalta ihmiset ovat myös kiinnostuneita oppimaan uutta, ja kärsivällisesti neuvomalla moni pääsee mukaan osallistumaan.

2. Valitse sopivat työkalut

Etätyökaluja ja ohjelmia on paljon. Mitä kannattaa käyttää? Viisainta on ainakin aluksi hyödyntää työkaluja, joiden käyttöönotto ei vaadi erityistä teknistä osaamista. Sopivia ohjelmia ovat ne, joita

  • osaat itse hyvin käyttää, jolloin voit neuvoa muita
  • osallistujatkin oppivat nopeasti käyttämään
  • voi kokeilla ilmaiseksi ja mielellään ilman erillistä kirjautumista

Meillä on käytetty mm. Google Hangouts -videopuhelua johtokunnan kokoukseen (henkilökohtaisen Google-tilin kautta). Jo ennestään olemme tottuneet tekemään kokousten esityslistat ja pöytäkirjat pilvipalveluun ja jakamaan ne luettavaksi linkin kautta.

Järjestimme myös etätyöpajan, jossa oli ulkopuolinen ohjaaja. Hänen kauttaan käytössämme oli Teams ja Coggle, joita myös moni käytti ensi kertaa. Homma saatiin toimimaan yllättävän hyvin, vaikka pieniä haasteita olikin. Yhteyksiä testattiin etukäteen ja kehotettiin pyytämään apua tarvittaessa.

Olen viimeisten viikkojen aikana tutustunut moniin muihinkin etätyökaluihin ja huomannut, että vaihtoehtoja erityyppisiin tarpeisiin on runsaasti, sekä ilmaisia että maksullisia.

3. Mahdollista aktiivinen osallistuminen

Meillä puheenjohtajilla on tahto saada yhdistyksen asiat hoidettua mahdollisimman hyvin. Haluamme, että toiminta pyörii poikkeustilasta huolimatta, ja ihmiset osallistuvat. Itseäni harmittaa, jos joku ei yrityksestä huolimatta pääse mukaan etäkokouksiin ja kokee ehkä jäävänsä päätöksenteon ulkopuolelle.

Haluan pyrkiä osallistamaan ihmisiä konkreettisesti. Se tarkoittaa vuorovaikutuksen mahdollistamista ja työmenetelmien valitsemista niin, että ihmiset pääsevät aidosti vaikuttamaan, myös silloin kun kasvokkain keskustelu ei ole mahdollista. Koska tilanne on uusi, käytäntöjä luodaan lennosta ja kokeillen. Kärsivällisyys on välillä koetuksella itse kullakin.

Tapaan suhtautua yllättäviin tilanteisiin sillä asenteella, että silloin on mahdollisuus oppia jotain. Näen tämänkin kriisin mahdollisuutena rikastaa yhdistyksemme toimintaa.

4. Kokeile rohkeasti

Kun tilanne vaatii, niin toimitaan. Aloitetaan helpoimmalla vaihtoehdolla, ja pyritään minimoimaan todennäköisimmät ongelmat. On hyvin todennäköistä, että homma ei onnistu täydellisesti ensimmäisellä kerralla, eikä toisellakaan, mutta yhdessä opitaan.

Olitpa sitten pienen tai suuremman yhdistyksen toimija, nyt on hyvä aika luoda uusia käytäntöjä. Tarjolla on runsaasti vinkkejä ja ohjeita etätyöskentelyyn. Kannustan tarttumaan mahdollisuuksiin!

Täyteläistä elämää

elämä

Kun laitoin tämän sivuston pystyyn viime syksynä, suunnittelin jossain vaiheessa kirjoittavani blogia myös tänne. En todellakaan suunnitellut, että ensimmäinen blogipostaukseni ilmestyisi aikana, jolloin tulevaisuudennäkymät muuttuvat lähes tunnin välein. Mutta nyt tuntuu hyvältä hetkeltä kirjoittaa.

Sivustoni alaotsikko täyteläinen elämä ei syntynyt sattumalta. Täyteläisyys on minulle sitä, että elämässä on monenlaista. On huonompia ja parempia päiviä, on sekä mustan, valkoisen että harmaan sävyjä. Tai kirjavia. Jos saan itse maalata, ehdottomasti enemmän kirjavia.

Välillä on liikaa tekemistä ja välillä liian vähän. Töitä, ei töitä. Harrastuksia, elämäntapoja, sosiaalisia suhteita, liikaa ja liian vähän.

Sunnuntaina käyn aurinkoisen leppoisalla koiralenkillä parhaan kaverin kanssa ja maailma hymyilee. Tiistaina tuskailen, kun asiakas on daiju ja projekti ei etene.

Täyteläisessä elämässä ajamme jatkuvassa tunteiden vuoristoradassa. Kiihdytämme innosta hihkuen vauhdikkaaseen mutkaan, sitten vaunu hidastaa hetkeksi, ehdin vetää henkeä kunnes alamme hivuttautua hiljaa naksuttaen ylöspäin kohti huippua ja pelko nousee kurkkuun. Syöksymme kiukkuisesti alamäkeen, hurjaan kieppiin ja jälleen kiljuen kohti seuraavaa mutkaa!

Mahanpohjassa kutkuttaa. Onkohan tämä hyvä vai huono tunne?

Torstaina pidän puhelinpalaverin sen tiistaisen daijun asiakkaan kanssa, ja huomaan että projekti sujuu sittenkin. Perjantaina syön päivälliseksi pizzaa ja ihmettelen, kun maailma laittaa ovet kiinni.

Juuri nyt vuoristoradan mutkia on paljon enemmän kuin suoria, joilla voisi hengähtää. Ajanko vaunun mukana kiljuen silmät kiinni, vai voisinko vaikuttaa radan mutkiin ja vauhtiin?

Tämä juuri on sitä itseään, täyteläistä elämää. Jokaisessa päivässä voi löytää täyteläisen elämän kaikki puolet ja tunteet. Turhautumisen, lempeyden, myötätunnon, kiukun, ahdistuksen, surun, helpotuksen, ilon, innostuksen. Ja päättäväisyyden selvitä tästäkin.